Вычет расходов на поездки и развлечения: полное руководство

Большинство людей знают, что расходы на поездки и развлечения вычитаются, но не понимают все правила и нормы, связанные с этим. В общем, вы можете списать 100% всех командировочных расходов, связанных с бизнесом, и 50% расходов на развлекательные мероприятия, связанные с бизнесом. Чтобы вычесть расходы, они должны соответствовать определенным требованиям, установленным IRS.

QuickBooks Online позволяет легко отслеживать ваши расходы на поездки и развлечения, поэтому вы не пропустите скидку. Вы можете ввести свои расходы в QuickBooks вручную, импортировать их непосредственно из своего банка / поставщика кредитной карты или отсканировать квитанции со своего мобильного телефона. Попробуйте сами с бесплатной пробной версией.

общий Типы отчислений в сфере деловых поездок и развлечений

Франшиза на командировочные расходыВычитаемые расходы на развлечения
Авиаперелет / Автобусный тариф / Поездный тарифОбложка ночного клуба, включая еду и напитки
Прокат автомобилей / Uber / LyftБилеты на спортивное мероприятие, включая еду и напитки
Расходы на использование личного транспортного средстваБилеты на бродвейское шоу, включая еду и напитки
Багаж и стоимость доставкиСтоимость бизнес-конференции, включая продукты питания и напитки
Гостиница / ЖильеПитание клиента
питаниеПитание сотрудников
Wi-Fi / ТелефонДеловая вечеринка для клиентов или сотрудников
Советы (посыльный, водители такси, тротуарная служба)Билеты на благотворительные мероприятия по сбору средств

Расходы, которые вы несете во время командировки, вычитаются, если они обычный и необходимый, Обычные расходы - это то, что является обычным и приемлемым в вашей торговле или бизнесе, а необходимые расходы - это то, что полезно и подходит для вашего бизнеса. Вы можете вычесть 100% ваших командировочных расходов, которые являются обычными и необходимыми.

Например, если бы вы были франчайзером, который хотел посетить выставку франшизы в надежде установить какие-то связи и узнать последние тенденции в отрасли, это, вероятно, будет считаться обычным и необходимым расходом. Вероятно, не было бы обычным и необходимым расходом на аренду Porsche, чтобы обойтись, пока вы на выставке. Хорошая идея выделить расходы на командировки, которые можно вычесть в политике расходов на командировки.

Давайте подробнее рассмотрим 9 командировочных расходов, которые вы обычно можете вычесть:

1. Транспорт

При вычете командировочных расходов можно вычесть стоимость авиабилета, проезда на автобусе, проезда на поезде или аренды автомобиля до места назначения. Если вы не управляли своим личным транспортным средством, вы можете вычесть транспортные расходы, связанные с поездкой в ​​отель и обратно, а также в офис клиента или на место деловой встречи. Это включает, но не ограничивается оплатой за:

  • Uber / Lyft водители
  • Пригородный поезд или автобус
  • Наемный городской водитель / лимузин

Чтобы справиться с этими видами командировочных расходов, вы можете использовать определенную кредитную карту, например, топливную карту или карту автопарка.

2. Личное транспортное средство

Если вы едете на своем личном автомобиле к месту вашего бизнеса, вы можете вычесть расходы на эксплуатацию и техническое обслуживание вашего автомобиля во время командировки. Есть два способа получения этого вычета: рассчитать фактические расходы или вычесть стандартное расстояние.

Вычитая командировочные расходы, вы можете рассчитать свои фактические расходы, суммируя свои доходы от таких расходов, как бензин, плата за проезд и парковка. Кроме того, можно рассчитать общее количество миль, пройденных в оба конца, и умножить его на стандартное вычетное расстояние за 2017 год, которое в настоящее время составляет 57,5 ​​цента за милю. Сравните общую сумму ваших фактических расходов со стандартным пробегом, который вы рассчитали, и возьмите то, что даст вам наибольшую скидку.

Если вы управляете благотворительной организацией, вы можете вычесть 14 центов за милю. Обязательно ознакомьтесь с нашими статьями о том, когда использовать стандартную ставку в сравнении с фактическими расходами на автомобиль, чтобы получить дополнительные советы о том, как вычесть личный автомобиль, который используется для бизнеса.

3. Багаж и доставка

Если вы склонны проверять свой багаж, вы можете вычесть те сборы за провоз багажа, которые взимает с вас большинство авиакомпаний. Вы также можете заблаговременно вычесть стоимость доставки товаров или материалов в пункт назначения.

Например, если вы участвуете в конгрессе и у вас есть материалы, которые необходимо настроить для стенда, вы можете вычесть стоимость доставки этих предметов в место проведения конвенции заранее.

4. Жилье

Если ваша командировка на ночь, и вам нужно остановиться в отеле, вы можете вычесть свой номер в отеле и налоги за продолжительность вашего пребывания для бизнес только. Например, если вы посещаете трехдневный конгресс, но хотите остаться на выходные, чтобы осмотреть достопримечательности, то вы можете вычесть стоимость вашего отеля только на 3 дня.

5. Питание

В соответствии с правилами IRS вы можете вычесть 50% от стоимости питания во время путешествия, если оно не является «щедрым или экстравагантным». Расход не считается щедрым или экстравагантным, если он обоснован. Если бы вы пообедали в ресторане, даже если бы это было не налоговый вычет, тогда я думаю, что можно с уверенностью сказать, что это разумно.

6. Очистка

Если вы находитесь в длительной командировке и обнаружите, что вам нужно постирать одежду, вы можете вычесть эти расходы. Это особенно важно, если вы носите официальную одежду для встречи, мероприятия или конференции.

7. Телефон

В настоящее время у большинства из нас есть мобильные телефоны, которые мы используем для деловых звонков. Однако, если вы пользуетесь телефоном в своем гостиничном номере или вам необходимо воспользоваться их услугами факса, вы можете списать стоимость обоих из них.

Кроме того, вы можете вычесть процент, который вы используете свой личный телефон для бизнеса. Если вы используете свой мобильный телефон 40% времени для бизнеса, вы можете вычесть 40% его годовой стоимости.

8. Советы

Любые чаевые, которые вы платите во время деловой поездки, подлежат вычету. Это включает в себя, помимо прочего, водителей такси, посыльных и услуги в аэропорту. Это может быть сложным, чтобы отслеживать.

Чтобы вычесть командировочные расходы, то, что я делал, когда ездил по делам, откладывал определенную сумму денег в конверте, и каждый раз, когда я давал чаевые, я записывал на обратной стороне конверта сумму чаевые и кому я их дал. (т. е. поездка на такси в аэропорт за 5 долларов)

9. Другое

Существуют и другие прочие расходы, которые вы можете понести во время путешествия, и они подлежат вычету. Например, если ваш отель взимает плату за использование своего Wi-Fi в номере, это вычитается. Кроме того, если вам необходимо использовать компьютер или принтер в бизнес-центре отеля, любые сборы, которые они взимают за эту услугу, также подлежат вычету.

Чтобы увидеть полный список других вычетов в командировках, ознакомьтесь с публикацией IRS 463. Если вы много путешествуете, возможно, имеет смысл получить кредитную карту для малого бизнеса с наличными или бонусными баллами. Большинство из этих карт привязаны к расходам, и если вы много путешествуете, вы можете воспользоваться хорошими вознаграждениями за путешествия.

Вы не можете вычесть командировочные расходы в поездке, которая в основном связана с личными обстоятельствами, например, с отдыхом на Карибах. Тем не менее, вы можете вычесть расходы, которые у вас есть, пока вы находитесь в пункте назначения, которые напрямую связаны с вашим бизнесом. Например, если вы посещаете профессиональный семинар во время отпуска, вы можете вычесть плату за конференцию.

Более того, если супруг, иждивенец или аналогичный человек едет с вами в командировку, вы, как правило, не можете вычесть его или ее командировочные расходы. Однако вы можете вычесть их расходы, если они также являются сотрудниками или деловыми партнерами и соответствуют обоим следующим критериям:

  1. У них есть добросовестная деловая цель для путешествия; а также
  2. В противном случае им будет разрешено вычесть командировочные расходы.

Если они не соответствуют этим критериям, то вы не можете вычитать какие-либо расходы на питание, транспорт или другие расходы для спутника во время поездки. Важно, чтобы политика расходов на командировки отражала это.

Чтобы считаться вычетом, расходы, которые вы несете, чтобы развлечь клиента, клиента или сотрудника, должны быть обычный и необходимый, Пара примеров этого - покупка билетов в театр и раздача их клиенту или организация рождественской вечеринки для сотрудников. Вы можете вычесть только 50% расходов на развлечения.

В дополнение к обычным и необходимым требованиям, расходы на развлечения должны соответствовать один из следующих тестов, подлежащих вычету:

1. Непосредственно связанный тест

Расходы на развлечения должны происходить в ясной деловой обстановке. Например, конференц-зал в вашем офисе будет рассматриваться как бизнес-условия. Далее основной целью развлечений является активное ведение бизнеса.

Расходы напрямую связаны с деловыми развлечениями, если вы занимались бизнесом с человеком в течение периода развлечений, и у вас было больше, чем общее ожидание получения дохода или какой-то другой конкретной коммерческой выгоды. Например, если вы возьмете потенциального клиента в загородный клуб, где обсуждаете бизнес, когда играете в гольф, вы, вероятно, сможете пройти этот тест.

2. Ассоциированный тест

Расходы на развлечения должны быть связаны с вашей торговлей или бизнесом, и это должно происходить непосредственно до или после серьезного делового обсуждения. Например, владелец отеля, который проводит свадебные мероприятия, может предложить пару бесплатных ужинов и ночлег в надежде спланировать свою свадьбу и прием. Пока персонал отеля встречается с супружеской парой, чтобы обсудить их свадебные пакеты, это будет соответствовать критериям соответствующего теста.

50% лимит на расходы на развлечения

Как правило, вам разрешается удерживать 50% всех приемлемых расходов на развлечения. Ограничение в 50% применяется к расходам на развлечения, которые вы тратите, развлекая клиентов или сотрудников в вашем офисе, ресторане или другом месте. Вот несколько примеров того, какие виды расходов подлежат вычету на развлечения:

  • Ночной клуб - Вы можете вычесть плату за покрытие и еду и напитки
  • Билеты в театр - вы можете вычесть стоимость билетов, которые вы даете своему клиенту или сотруднику
  • Спортивные мероприятия - Вы можете вычесть покупку билетов (если они не являются щедрыми билетами в скайбокс) и еду и напитки.

Если вы относитесь к своим сотрудникам и / или клиентам с такими вещами, как питание, для вас может иметь смысл получить кредитную карту для малого бизнеса с наличными или бонусными баллами. Многие из этих карт привязаны к расходам, и если вы проводите много развлечений, вы можете воспользоваться хорошей едой и вознаграждением за развлечения.

В общем, вы не можете вычесть такие вещи, как взносы (включая вступительные взносы) за членство в любом клубе, организованном для бизнеса, отдыха, отдыха или других социальных целей. Например, взносы, уплачиваемые загородным клубам, гольф-клубам и клубам авиакомпаний, не подлежат вычету.

Это правило применяется к любой членской организации, если одной из их основных целей является:

  • Проводить развлекательные мероприятия для участников; или же
  • Чтобы предоставить членам или их гостям доступ к развлекательным объектам.

Подобно командировочным расходам, вам не разрешается вычитать какие-либо расходы на развлечения супруга, члена семьи или другого лица, если только вы не можете доказать, что у вас была четкая деловая цель, а не личная или социальная цель, для предоставления развлечений.

Как правило, есть 3 различные налоговые формы, которые вы можете использовать для точного вычета расходов на поездки и развлечения. Единственным владельцам, LLC, корпорациям и партнерствам необходимо будет использовать другую форму. Эти формы включают в себя список С, форму 1120 и форму 1065.

Ниже вы найдете таблицу, в которой показана налоговая форма, которую вы можете использовать, чтобы сообщить о вычете расходов на командировки и развлечения в зависимости от вашей организации. Если вы не уверены, какая бизнес-структура вам подходит, ознакомьтесь с нашей статьей «Лучшая структура бизнеса», чтобы узнать больше.

Налоговые формы для вычета расходов на поездки и развлечения

Субъект предпринимательской деятельностиНалоговая форма
Индивидуальные предприниматели, ООО (Single-member), Индивидуальные предпринимателиРасписание С - Линии 24а (командировочные расходы) и 24б (питание и развлечения)
Корпорации, ООО (Multi-member)Форма 1120 - строка «Другие вычеты»
Партнерские отношенияФорма 1065

Использование бухгалтерского программного обеспечения для вычета расходов на поездки и развлечения

Отслеживание ваших расходов на поездки и развлечения не должно быть сложным. Хотя может показаться, что использовать электронную таблицу Excel проще, вы можете сэкономить много времени с помощью такой бухгалтерской программы, как QuickBooks. Когда вы вводите свои расходы в QuickBooks, ваша финансовая отчетность будет автоматически обновляться.

Когда наступает время налогов, просто запустите отчет о прибылях и убытках и введите эту информацию в TurboTax, наше рекомендуемое налоговое программное обеспечение для малого бизнеса. Вам не нужно быть бухгалтером или налоговым гуру, чтобы использовать TurboTax. Лучше всего то, что вы будете принимать все вычеты, на которые вы имеете право. Чтобы увидеть наши лучшие 3 налоговых программного обеспечения, ознакомьтесь с Best Tax Software. Также ознакомьтесь с нашим основным руководством о том, как максимизировать налоговую декларацию.

Как правило, у вас должна быть письменная документация, такая как квитанции, отмененные чеки, политика в отношении командировочных расходов или счета для покрытия ваших расходов в случае аудита. В ваших документах должны быть указаны сумма, дата, место и сумма расходов. Например, квитанции ресторана достаточно, чтобы доказать расходы на деловую еду, если в ней указана следующая информация:

  • Название и местонахождение ресторана
  • Количество обслуживаемых людей
  • Дата и сумма расхода

На обратной стороне квитанции я рекомендую записать имя каждого присутствующего человека или хотя бы имя клиента. Я также рекомендую вам привыкнуть сканировать квитанции на свой компьютер. Через некоторое время чернила на квитанциях начинают исчезать, что затрудняет чтение квитанции.

Программы бухгалтерского учета, такие как QuickBooks Online, рекомендуемое для малого бизнеса, позволяют прикреплять отсканированные квитанции к транзакциям, чтобы они были легко доступны по мере необходимости. Чтобы узнать больше о QuickBooks Online, ознакомьтесь с нашим бесплатным курсом QuickBooks Online.

Вопрос, который обычно возникает у владельцев бизнеса, когда дело доходит до документации, заключается в том, как долго вам нужно хранить эти записи. Как правило, вы должны хранить записи, подтверждающие ваши вычеты, в течение 3 лет с даты подачи налоговой декларации, на которую был запрошен вычет. Ознакомьтесь с нашим руководством по ведению бухгалтерского учета для малого бизнеса, в котором приведены рекомендации по хранению документов и безбумажному хранению.

Мы понимаем, что налоговое законодательство может быть немного подавляющим и даже пугающим для владельца бизнеса, который не имеет никакого бухгалтерского учета вообще. Тем не менее, я хотел бы призвать вас не уклоняться от законных деловых вычетов. Чтобы лучше понять, на какие налоговые вычеты распространяется ваша компания, воспользуйтесь одним из следующих ресурсов:

  • Проверьте наш 21 совет по экономии налога на бизнес статья.
  • Проверьте IRS видеопортал. Вы найдете раздел, посвященный малому бизнесу. Эта библиотека включает в себя более десятка видео, в том числе Налоги малого бизнеса: виртуальная мастерская.
  • Используйте CPA или налогового специалиста - Если у вас есть специалист по налогам, который каждый год делает налоги, это лучший человек, который задаст ваши налоговые вопросы. Если вам нужно найти налогового профи, ознакомьтесь с разделом Как найти QuickBooks Pro.
  • Спросите нас - Вы можете оставить вопрос или комментарий ниже этой статьи или на форуме. Мы не можем дать вам налоговую консультацию, но мы определенно можем указать вам правильное направление.

QuickBooks Online позволяет легко отслеживать ваши расходы на поездки и развлечения, чтобы вы не пропустили скидку. В то время как вы можете ввести свои расходы вручную в QuickBooks; Вы можете сэкономить время при вычете командировочных расходов, подключив свой банковский счет, чтобы информация импортировалась в считанные секунды, или вы можете сканировать свои квитанции в QuickBooks прямо со своего мобильного телефона!

Если вы ищете альтернативу этой коробке с чеками, вам следует взять QuickBooks для тест-драйва. Цены варьируются от 15 до 50 долларов в месяц в течение первых шести месяцев, и вы даже можете получить бесплатную 30-дневную пробную версию.

Посетите QuickBooks

Смотреть видео: Матвей Ганапольский Клинцы поехали дети безграничных возможностей в Турцию (December 2019).

Loading...