Как создавать и отправлять счета в QuickBooks Online

В этом руководстве мы расскажем, как создавать и отправлять счета своим клиентам. Давай начнем!

Вы можете посмотреть видео, указанное выше, и подписаться на свою учетную запись QuickBooks Online. Не один? Подпишитесь на бесплатную 30-дневную пробную версию.

Если вы хотите узнать больше об управлении доходами, расходами и отчетами в QuickBooks, загрузите наш бесплатный учебник по QuickBooks из 39 курсов здесь.

Что такое счет?

Счет-фактура - это документ, который предоставляет клиентам подробное описание продуктов или услуг, которые вы предоставили, и их стоимость. Счета необходимы для продаж, сделанных в кредит. Другими словами, если клиенты не платят вам во время продажи, вам необходимо отслеживать, что они вам должны, чтобы вы могли гарантировать получение оплаты в будущем.

Счета помогают вам управлять дебиторской задолженностью. Дебиторская задолженность - это непогашенная задолженность ваших клиентов.

Когда в QuickBooks создается счет-фактура, на учетные записи и финансовые отчеты влияют следующим образом:

Учетная запись затронута
Влияние на аккаунт
Финансовый отчет
Дебиторская задолженность
Увеличение
Бухгалтерский баланс
Доход (Продажи)
Увеличение
Потеря прибыли

Ниже вы найдете образец заполненного счета QuickBooks Online для нашей вымышленной компании Paul's Plumbing.

Почему я должен создавать счета в QuickBooks?

Когда вы создаете счет в QuickBooks, вы получаете два преимущества:

  • Ваша финансовая отчетность обновляется в режиме реального времени, чтобы отразить изменение дебиторской задолженности и остатков на банковских счетах.
  • Вы можете отправлять счета своим клиентам по электронной почте прямо из QuickBooks. Это позволит вам не только сохранить почтовые расходы, но и убедиться, что ваш клиент получит счет быстрее, чтобы вы могли получать оплату быстрее.

Как создать счет в QuickBooks Online?

Шаг 1 - перейдите к созданию счетов

На домашней странице, под Клиенты выберите столбец Счет-фактура как указано ниже.

Шаг 2 - Создание счета

Форма счета должна отображаться на вашем экране. Поля, которые должны быть заполнены, следующие:

  1. Имя покупателя - выберите имя клиента из выпадающего списка.СОВЕТ: Если вы еще не настроили информацию о клиенте, вы можете сделать это, нажав на стрелку вниз, прокрутите вверх до верхней части списка и выберите Добавить новое, Откроется новое окно, которое позволит вам ввести информацию вашего клиента. Сделав это, вы можете нажать «Сохранить» и завершить ваш счет.
  2. Адрес электронной почты клиента - эта информация автоматически заполняется из профиля клиента. Если вы не указали адрес электронной почты в профиле клиента, это поле будет пустым.СОВЕТ: Вы можете ввести адрес электронной почты непосредственно в этом поле, и он автоматически обновит профиль клиента.
  3. Платежный адрес - эта информация автоматически заполняется из профиля клиента. Если вы не ввели адрес для выставления счета в профиле клиента, это поле будет пустым.СОВЕТ: Вы можете ввести платежный адрес прямо в этом поле, но это не буду автоматически обновлять профиль клиента. Вам нужно будет вернуться к профилю клиента и ввести эту информацию, чтобы он автоматически заполнялся в дальнейшем.
  4. Термины - это количество дней, которое вы дали своим клиентам, чтобы заплатить вам. Эта информация автоматически заполняется из профиля клиента. Если вы не ввели условия оплаты в профиле клиента, то это поле будет пустым.СОВЕТ: Вы можете выбрать условия оплаты, нажав на стрелку раскрывающегося списка в этом поле, и она автоматически обновит профиль клиента.
  5. Дата счета - это дата, когда вы предоставили продукт или услугу вашему клиенту.СОВЕТ: Как правило, QuickBooks по умолчанию на сегодняшний день. Если вы создаете счет-фактуру после даты, когда продукт или услуга были предоставлены, вам нужно будет изменить эту дату.
  6. Срок оплаты - эта дата автоматически рассчитывается на основе поля условий оплаты. В этом примере условия оплаты - нетто 30. Это означает, что срок оплаты рассчитывается через 30 дней с даты выставления счета-фактуры, которая является 9.09.2016. Дата окончания - 8.09.2016.
  7. Продукт / Услуга - выберите каждый продукт / услугу из выпадающего списка.СОВЕТ: Если вы еще не настроили информацию о продуктах и ​​услугах, вы можете сделать это, нажав на стрелку вниз, прокрутите вверх до верхней части списка и выберите Добавить новое, Откроется новое окно, которое позволит вам ввести информацию о вашем продукте и услуге. Сделав это, вы можете нажать «Сохранить» и завершить ваш счет.
  8. Описание - это поле будет заполнено автоматически в зависимости от продукта / услуги, которые вы выбрали выше. Тем не менее, вы можете настроить это описание, набрав непосредственно в этом поле.СОВЕТ: Любое пользовательское описание, которое вы вводите в этом счете не будетt обновить описание товара и услуги. Если вы хотите, чтобы это описание автоматически заполнялось при выборе этого продукта / услуги, вам необходимо обновить информацию о продуктах и ​​услугах.
  9. Кол-во - если применимо, введите количество для каждого продукта или услуги.
  10. Темп - это поле будет заполняться автоматически в зависимости от скорости, установленной для выбранного продукта / услуги. Если вы не настроили ставку, вы можете ввести ее прямо в этой форме.СОВЕТ: Любая ставка, указанная в этом счете, не будет обновлять стоимость продукта и услуги. Если вы хотите, чтобы этот показатель автоматически заполнялся при выборе этого продукта / услуги, вам необходимо обновить информацию о продуктах и ​​услугах.
  11. Количество - QuickBooks автоматически умножит количество и количество столбцов, чтобы рассчитать сумму.
  12. к удалить предметПросто нажмите на значок корзины в этом столбце.

Шаг 4 - Предварительный просмотр счета

После того, как вы заполните все необходимые поля, вы можете сделать предварительный просмотр, чтобы увидеть, как будет выглядеть счет. Просто нажмите на Распечатать или просмотреть кнопка внизу экрана. Ниже приведен полный образец счета для нашей вымышленной компании Paul's Plumbing.

Шаг 5 - Отправить счет клиенту

После того, как вы удовлетворены счетом, вы можете либо распечатать его и отправить по почте вашему клиенту, либо отправить его по электронной почте прямо из QuickBooks.

Чтобы отправить счет-фактуру по электронной почте прямо из QuickBooks, просто нажмите на стрелку вниз справа от Сохрани и закрой кнопку и выберите Сохранить и отправить.

Следующее должно отображаться на экране вместе с предварительным просмотром счета.

  1. Эл. адрес: это адрес электронной почты, который сохраняется в профиле клиента.
  2. Предмет: это номер счета-фактуры, назначенный QuickBooks, и название вашей компании. Вы можете редактировать эту информацию прямо на этом экране.
  3. Тело: Это информация, которая будет отображаться в теле письма, которое получает ваш клиент. Вы можете редактировать эту информацию прямо на этом экране.

Счет будет прикреплен к электронному письму в виде документа PDF. После внесения изменений выберите Сохранить, чтобы отправить очередь и закрыть кнопка, как указано ниже. После этого будет отправлено электронное письмо клиенту.

СОВЕТ: Обязательно проверьте настройки доставки электронной почты, прежде чем отправлять электронные письма своим клиентам. Мы рассмотрели это в руководстве по настройке контента формы продаж.

Заворачивать

Это завершает Как создавать и отправлять счета в QuickBooks Online. В следующем уроке мы покажем вам, как получать (регистрировать) платежи от клиентов, как правильно применять платежи клиентов и как это повлияет на вашу финансовую отчетность.

? Предыдущий учебник

QuickBooks Tutorials

Следующий урок?

Наши рекомендуемые приложения QuickBooks

Смак

Посетите Густо

Tsheets

Забудьте про бумажные перфокарты или листы для регистрации - иди в цифровую форму с Tsheets и получай точные карты времени каждую неделю! Вы также можете управлять запросами PTO и импортировать записи непосредственно в QuickBooks. Нажмите здесь для бесплатной пробной версии.
Посетить Тсиц

Insightly

Нужно отслеживать несколько отношений с клиентами? Зарегистрируйтесь в Insightly CRM и больше никогда не теряйте лидерства. Лучше всего, это абсолютно бесплатно для 1-2 пользователей!
Посетите Insightly

Fundbox

Fundbox - наша рекомендуемая компания по финансированию дебиторской задолженности. Не ждите оплаты счетов - немедленно превратите их в наличные. Интеграция ваших QuickBooks с Fundbox - это быстро и просто. Цены начинаются с 0,5% в неделю.
Посетите Fundbox

Смотреть видео: Как подать декларации за 2018 год? Уплата налогов по дивидендам и прибыли за 2018 год (July 2019).