Как создать политику оплачиваемого времени выключения (PTO) - полное руководство с шаблоном

В этом руководстве по платному времени для малого бизнеса (PTO) мы расскажем обо всем, что вам нужно знать для настройки и администрирования политики PTO.

Чтобы помочь вам понять, как может выглядеть политика PTO, мы также создали образец шаблона политики PTO и контрольный список, который вы можете изменить для нужд своего бизнеса. В оставшейся части этой статьи будет рассказано, что вам нужно знать, ответьте на вопросы в контрольном списке.

  • Шаблон политики PTO и контрольный список (скачать Word Doc или PDF)

Хотя важно иметь четкую политику PTO, вам также необходима система для управления и отслеживания запросов и начислений PTO. Zoho People - это доступная HRIS-платформа для малого бизнеса, которая позволяет легко настраивать типы отпусков, создавать расписания, устанавливать таймеры для автоматической записи часов и предоставлять сотрудникам возможность регистрировать время в Интернете или с помощью мобильного устройства. Лучше всего, Zoho People бесплатна для 5 пользователей.

Обратите внимание, что эта статья содержит только общую информацию, поэтому вам следует проконсультироваться со своим юристом, прежде чем принимать какие-либо решения о предоставлении оплачиваемого или неоплачиваемого отпуска.

В настоящее время компаниями используются 6 видов ВОМ. Они есть:

  1. Больное время - Тип ВОМ, используемый, когда работник болен (или имеет больного члена семьи). В некоторых штатах, таких как Калифорния и Орегон, требуется оплачиваемый отпуск.
  2. Время отдыха - Тип ВОМ, используемый, когда сотрудник отправляется в запланированную поездку или имеет незапланированную аварийную ситуацию, например, поломку машины.
  3. Личные праздники - Новый тип ВОМ, который работодатели используют для покрытия таких странностей, как личные чрезвычайные ситуации или религиозные праздники, которые не отмечаются в США. В эту категорию могут быть включены даже такие события, как день рождения любимого человека или годовщина свадьбы.
  4. Национальные Праздники (иначе Праздники Компании) - Это такие дни, как Рождество и Новый год, когда весь офис закрыт, но работникам все еще платят.
  5. Оставить утрату - Этот тип ВОМ обычно назначается на определенный период времени в случае смерти ближайшего родственника сотрудника.
  6. Присяжные - Этот тип ВОМ обычно инициируется судебным документом, в котором ваш сотрудник должен выполнять обязанности присяжного.

Большинству предприятий не нужно предоставлять оплачиваемый отпуск для таких вещей, как отпуск. Единственным исключением являются работодатели, которые ведут дела с профсоюзами и подчиняются коллективным договорам. Если вы ведете бизнес с профсоюзом, поговорите с представителем профсоюза или адвокатом, чтобы убедиться, что вы понимаете, сколько PTO вы должны предоставить.

Во многих городах и штатах есть законы, требующие оплачиваемого отпуска по болезни, о котором мы говорим здесь.

Если в вашем бизнесе более 50 штатных сотрудников, вы должны соблюдать федеральные и государственные нормы, касающиеся неоплаченный Отпуск для медицинских целей, более известный как Закон о семейном и медицинском отпуске (FMLA) на федеральном уровне. Во многих штатах есть особые требования, которые дополняют FMLA.

Даже если вы не обязаны предоставлять оплачиваемый отпуск, многие владельцы бизнеса предпочитают предоставлять ВОМ для отпуска по болезни, отпуска и других мероприятий, потому что это является большой добавленной стоимостью для их сотрудников. Это помогает в наборе и удержании лучших талантов.

Федеральные законы и ВОМ

Опять же, нет федеральных законов, требующих ВОМ в какой-либо форме, будь то национальные праздники, такие как Новый год, оплачиваемый отпуск по болезни или иное.

Законы штата / города и ВОМ

Когда дело доходит до ВОМ, применяются законы штата и города, которые могут потребовать от вас предоставления определенного количества оплачиваемого отпуска в определенных ситуациях.

Если вы нанимаете удаленных сотрудников или работаете в разных офисах по всей стране, имейте в виду, что вам необходимо соблюдать законы, касающиеся местонахождения вашего сотрудника. Например, если вы нанимаете сотрудника, который работает из Чикаго, вам потребуется предоставить оплачиваемый отпуск по болезни, как того требует закон Чикаго, даже если ваш бизнес находится в Аризоне.

Существуют две основные ситуации, которые затрагивают некоторые законы штатов и городов вокруг ВОМ:

  1. Больничный - В некоторых штатах и ​​городах введены специальные требования по отпуску по болезни. Ниже мы создали удобную таблицу, чтобы показать вам, что требуется в вашем штате или городе для отпуска по болезни.
  2. Начислено ПТО оплаты - В зависимости от того, в каком штате находится ваша компания, если вы предлагаете ВОМ, вам, возможно, придется выплачивать отпуск, который сотрудник накопил и еще не использовал, если вы уволите сотрудника. Мы создали вторую таблицу, чтобы помочь выяснить, нужно ли вам это соблюдать или нет.

Законы о больничных листах штата / города

Отпуск по болезни - горячая тема в новостях, и законы штата / города вокруг этой проблемы изменяются довольно часто. Убедитесь, что вы в курсе того, что требует ваш штат или город, и проконсультируйтесь с вашим адвокатом, если у вас есть вопросы.

Город-государствоОтпуск по болезни
Калифорния - по всему штатуРаботодатели должны предоставить единовременную или начисленную сумму оплачиваемого отпуска по болезни, и это также покрывает занятых неполный рабочий день / временных работников. Работодатели всех размеров обязаны соблюдать. Более подробную информацию можно найти здесь.
Калифорния - ЭмеривиллНа малые предприятия, на которых занято менее 55 человек, действует закон о минимальной заработной плате и отпуске по болезни 2015 года в Эмеривилле. Это позволяет начислять до 48 часов (6 дней) оплачиваемого отпуска по болезни. Более подробную информацию можно найти здесь.
Калифорния - ОклендЗакон Окленда об отпуске по болезни требует предоставления как минимум 5 оплачиваемых больничных дней в год. Закон распространяется на всех работодателей и даже кадровые агентства, но он не распространяется на независимых подрядчиков. Более подробную информацию можно найти здесь.
Калифорния - Сан-ФранцискоЗакон Сан-Франциско вступает в силу 1 января 2017 года и требует 1 час начисленного отпуска по болезни на каждые 30 часов работы. Закон имеет некоторые довольно специфические требования для работодателей, в том числе то, что отпуск по болезни может переноситься из года в год. Узнайте больше здесь.
КоннектикутЗакон штата Коннектикут распространяется только на крупных работодателей (имеющих 50 и более работников) и обязывает трудящихся предоставлять 40 часов (5 дней) оплачиваемого отпуска по болезни. Не может быть возмездия против работника за использование отпуска по болезни. Узнайте больше здесь.
Иллинойс - Чикаго ТолькоВ соответствии с Чикагским Указом (pdf), который вступит в силу 1 июля 2017 года, работодатели должны разрешать работникам начислять не менее одного часа оплачиваемого отпуска по болезни за каждые 40 часов отработанного, максимум до 40 часов в год (если только работодатель решает установить более высокий лимит). Узнайте больше здесь.
ОКРУГ КОЛУМБИЯ.Закон об отпуске по болезни в округе Колумбия требует: 1. Работодатели с 25-99 работниками должны предоставлять каждому работнику не менее 1 часа оплачиваемого отпуска по болезни на каждые 43 часа работы, ограниченные 5 днями отпуска ежегодно. 2. Работодатели с 24 или менее работниками должны предоставлять как минимум 1 час оплачиваемого отпуска по болезни на каждые 87 часов работы, ограниченные 3 днями отпуска ежегодно. Более подробную информацию можно найти здесь.
Округ Мэриленд, штат МэрилендРаботодатели, имеющие более 5 сотрудников, должны предоставлять 1 час оплачиваемого отпуска за каждые 30 часов работы, не превышая 56 часов оплачиваемого отпуска в год. Работодатели, в которых занято менее 5 работников, должны предоставлять отпуск по одной и той же ставке - 1 час на каждые 30 часов работы - и до 56 часов отпуска в год. Тем не менее, для этих небольших работодателей, только 32 часа должны быть оплачены, а 24 часа могут быть неоплаченными. Узнайте больше здесь.
МассачусетсВсе работодатели должны разрешать начисление отпуска по болезни в 1 час на каждые 30 часов работы, а оплачиваемый отпуск по болезни может начисляться до 40 часов в год (5 дней). Более подробную информацию можно найти здесь.
Нью-Джерси - Джерси-СитиВсе местные предприятия, работающие в Джерси-Сити со штатом более 10 человек, должны предоставлять своим работникам до 5 оплачиваемых больничных дней в год, а компании с меньшим числом работников должны предоставлять своим работникам 5 неоплачиваемых больничных дней. Вы можете узнать больше здесь.
Нью-Джерси - несколько крупных городовДля городов Нью-Джерси: Блумфилд, Ист-Ориндж, Ирвингтон, Монтклер, Ньюарк, Пассаик, Паттерсон и Трентон: в компаниях с 10+ работниками (и всеми работниками по уходу за детьми, домашними медицинскими работниками и работниками общественного питания, независимо от размера), работники имеют право накапливать и использовать до 40 часов оплачиваемого больничного времени в год. На предприятиях с менее чем 10 работниками работники имеют право накапливать и использовать до 24 часов оплачиваемого больничного времени в год.
Нью-Йорк - Нью-ЙоркДля работодателей из 5 и более работников работники могут получать отпуск по болезни за 1 час за 30 часов, отработанные до 5 дней оплачиваемого отпуска по болезни в год. Для работодателей с числом работников не более 4 человек могут получить до 40 часов неоплачиваемого отпуска по болезни. Более подробную информацию можно найти здесь.
Пенсильвания - ФиладельфияТребования в отношении отпуска по болезни распространяются на работодателей с 10 и более работниками, работодатели должны предоставлять как минимум один час оплачиваемого больничного времени на каждые 40 часов работы в городе Филадельфия, максимум до 40 часов в год (5 дней). Работодателям с числом занятых менее 10 человек необходимо предоставлять до 40 часов в год в неоплачиваемом отпуске по болезни. Узнайте больше здесь.
Орегон - по всему штатуПо закону штата в штате Орегон работодатели в возрасте 10 лет и более должны предоставлять оплачиваемый отпуск по болезни (для менее чем 10 они должны предоставлять неоплачиваемый отпуск по болезни). Скорость составляет 1 час за 30 часов работы и может быть ограничена на 40 часов (5 дней). Более подробную информацию можно найти здесь.
Орегон - ПортлендПортленд добавляет к закону штата, сокращая число работников до 6 для тех работодателей, которые должны предоставить оплачиваемый отпуск по болезни. Это единственная разница. Узнайте больше здесь.
ВермонтВ 2017 году предприятия с 6 и более работниками должны будут предоставлять 1 час оплачиваемого отпуска по болезни за каждые 52 часа работы. В 2018 году все работодатели, даже те, в которых работает до 6 человек, должны будут предоставить оплачиваемый отпуск по болезни. Более подробную информацию можно найти здесь.

Государственные законы о выплате ПТО при прекращении / увольнении

Эта таблица служит руководством для того, что вам нужно сделать в случае увольнения или увольнения сотрудника, который накопил отпуск ВОМ (в этих законах, как правило, не упоминается оплата больничных или личных отпусков). Однако мы также советуем вам проконсультироваться со своим адвокатом о вашей конкретной ситуации. Как правило, выплата начисленных ВОМ является наилучшей практикой для предотвращения юридических вопросов.

Закон "Группа"Штаты включеныЧто это означает
Нет законаАлабама, Флорида, Джорджия, Индиана, Канзас, Миссисипи, Невада, Нью-Мексико, Южная Дакота, Вирджиния, Вашингтон (штат), ВайомингВам не нужно выплачивать начисленные ВОМ в случае прекращения или увольнения. Если вы хотите или хотите включить это как выходное пособие, вы, безусловно, можете включить его.
Необходимо оплатить весь начисленный отпуск ПТОКалифорния, Айдахо, Иллинойс, Мэн, Монтана, Небраска, Оклахома, Южная КаролинаВ этих штатах ваш бизнес должен выплатить начисленную отпускную сумму PTO в итоговой зарплате. Чтобы сделать это, найдите почасовую ставку вашего сотрудника, а затем посчитайте оттуда. В этих штатах целесообразно не иметь политики ролловера для ВОМ, так как это сложно администрировать, и вам может потребоваться выплатить большую сумму денег.
Работодатель должен иметь политикуАризона, Коннектикут, округ Колумбия, Гавайи, Айова, Кентукки, Луизиана, Мэриленд, Нью-Гемпшир, Нью-Джерси, Нью-Йорк, Северная Каролина, Огайо, Орегон, Пенсильвания, Теннесси, Техас, Юта, Вермонт, Западная Вирджиния, ВисконсинВаш бизнес, независимо от его размера, должен иметь четкое политическое заявление о том, будет ли выплачиваться ВОМ после увольнения или увольнения. Если ваш бизнес находится в одном из этих штатов, вы можете проконсультироваться со своим адвокатом. Также ознакомьтесь с нашим шаблоном для примера заявления о политике.
Платежи, согласованные в трудовом договоре, должны быть оплаченыАляска, Арканзас, Колорадо, Массачусетс, Мичиган, Миннесота, МиссуриВаш бизнес, независимо от его размера, должен иметь четкое политическое заявление о том, будет ли выплачиваться ВОМ после увольнения или увольнения в первоначальном трудовом договоре, который вы подписали со своими сотрудниками. Вы можете проконсультироваться со своим адвокатом.
Исключения для группДелавэр, Северная Дакота, Род-АйлендДелавэр - ВОМ рассматривается как гарантированное пособие и должно выплачиваться в случае увольнения или увольнения работодателей из 3 или более работников.
Северная Дакота и Род-Айленд - работник должен получать оплату за ВОМ после 1 или более лет службы.

Как отследить ВОМ

Независимо от того, используете ли вы программное обеспечение для отслеживания времени, такое как Zoho People, или простое ручное расписание, вы должны убедиться, что вы соблюдаете законы штата и федеральные законы и правильно оплачиваете МОМ.

Gusto - провайдер заработной платы для малого бизнеса, который делает заработную плату легким делом, автоматически заполняя новые документы по найму, а также рассчитывает, регистрирует и оплачивает все местные, штатные и федеральные налоги на заработную плату. Вы также получаете доступ к специалистам по персоналу, которые могут помочь вам соблюдать все законы штата о занятости. Нажмите здесь, чтобы попробовать бесплатно в течение 30 дней.

Посетите Густо

За исключением тех областей, как отпуск по болезни, где законодательство может сыграть свою роль, малые предприятия обладают большой гибкостью в отношении того, сколько PTO и какие виды PTO предоставлять. Так с чего вы начали?

Чтобы дать вам некоторое представление, здесь, в Fit Small Business, мы предлагаем 10-дневный ВОМ в отпуске и 5 оплачиваемых дней отпуска по болезни. Мы также отмечаем следующие национальные праздники в качестве оплачиваемых (в течение календарного 2016 года):

  • День нового года
  • День Мартина Лютера Кинга
  • День президента
  • день памяти
  • День независимости
  • День Труда
  • День Благодарения
  • День после благодарения
  • Пятница 23 декабря и понедельник 26 декабря

Согласно опросу дочерней компании Paychex SurePayroll, в которой приняли участие 259 владельцев малого бизнеса, подавляющее большинство малых предприятий предлагают 10 дней (2 недели) или менее в качестве ВОМ в отпуске. (Источник: КинХР)

В Fit Small Business мы предлагаем 10 дней отпуска плюс 5 дней оплачиваемого отпуска по болезни. Мы предлагаем немного больше, чем в среднем из-за корпоративной культуры, которую мы хотим построить.

Давайте подробнее рассмотрим каждый тип ВОМ, чтобы увидеть, что обычно предоставляют малые предприятия.

Больное время

Больничное время ВОМ обычно считается именно этим - если вы просыпаетесь больным, вы используете больничное время, чтобы позвонить в ваше отсутствие, но вам все равно платят за день.

Отпуск по болезни - актуальная проблема сейчас в законодательных собраниях штатов и городов. Наша таблица выше суммирует требования в различных штатах и ​​городах. Помните, что если у вас более 50 штатных сотрудников, вам также необходимо соблюдать FMLA, который в основном является неоплачиваемым отпуском по болезни.

Хотя вам может потребоваться определенное количество оплачиваемых отпусков по болезни, многие малые предприятия просто смотрят в другую сторону, когда работник вызывает больных, если им не злоупотребляют.

Например, если Джонни вызывает больных один раз в 3 месяца, то это всего 4 дня в году. Вы хотите отслеживать эти больные дни? Или вы хотите быть просто поддерживающим работодателем? В некоторой степени это будет зависеть от типа вашего бизнеса. Если вы нанимаете сменных работников, вызов больного может быть большой схваткой и может облагаться налогом для других работников.

При разработке политики отпуска по болезни вам нужно думать не только о сотруднике. Что делать, если ребенок работника заболел? Будете ли вы считать это больным временем или отпуском? FMLA считает больного зависимым в качестве причины для принятия FMLA.

Там нет недостатка вариантов для отпуска по болезни, будь то в соответствии с законодательством штата / города или в качестве индивидуальной политики, которую вы создаете самостоятельно. Помните, хотя - сотрудники люди. Они действительно болеют, и зарплата стыковки у другого трудолюбивого сотрудника просто потому, что они заболевают, не очень интересная вещь.

Время отдыха

Отпуск - это когда ваш сотрудник заказывает поездку на Мауи и даже не проверяет электронную почту; нет работы, все играют, для реального перезарядки! Большинство отпусков запрашиваются заранее и планируются, как свадьба за городом, круиз или специальное мероприятие по случаю дня рождения. Некоторые компании даже предлагают своим сотрудникам неограниченный отпуск / ВОМ.

Однако в США 2 недели или 10 рабочих дней (80 часов) - это среднее количество оплачиваемого отпуска, которое считается нормальным. Чтобы обеспечить некоторую перспективу, в Великобритании 20 дней или 4 недели являются нормой для роли начального уровня!

Предоставление не менее 2 недель отпуска, вероятно, повысит производительность труда сотрудников и улучшит вашу прибыль. Согласно HealthNet, исследования показывают, что сотрудники, которые берут отпуск, показывают:

  • Снижение уровня стресса
  • Снижение уровня депрессии
  • Улучшить производительность
  • Уменьшенные проблемы с сердцем

Итак, вы хотите здоровых, счастливых сотрудников или обиженных? Выбор должен быть очевидным! Особенно, если вы не предоставляете бонусы за работу или очень высокую зарплату, оплачиваемый отпуск может стать отличным способом выделить выгоду для вашего малого бизнеса. Некоторые компании могут даже подумать о том, чтобы сделать один или два дня ВОМ отпуском стимулом / призом в корпоративном конкурсе.

Личные праздники

Личные праздники - это новая тенденция в постоянно меняющемся мире человеческих ресурсов. Поскольку рабочие места продолжают становиться все более разнообразными, личные праздники - это то, как много предприятий поддерживают потребности сотрудников, которые не вписываются в другие рамки ВОМ.

Многие компании теперь включают 3-5 оплачиваемых личных отпусков, которые должны использоваться по усмотрению сотрудника, будь то религиозный праздник, школьная конференция для детей или даже собственный день рождения. В большинстве политик говорится, что не нужно указывать «причину» для принятия личного дня, и это отдельное поле в форме запроса PTO (или в системе отслеживания).

Это область, которую вы можете оценить для своей рабочей силы и посмотреть, является ли это хорошим вариантом. См. Наш бесплатный шаблон политики PTO для получения дополнительной информации.

Помните, что как владелец бизнеса, чем меньше вы знаете о личных делах вашего сотрудника (например, медицинские проблемы, религиозные предпочтения и т. Д.), Тем лучше. Личные праздники позволяют преодолеть этот барьер.

Национальные праздники

Большинство компаний предлагают эти стандартные американские выходные:

  • День нового года
  • день памяти
  • 4 июля
  • День Труда
  • День Благодарения
  • Рождество

Если праздник приходится на субботу или воскресенье, обычно в качестве выходных предлагается предыдущая пятница или понедельник.

Многие другие компании также признают следующие дни (или некоторые из них) оплачиваемыми выходными днями, в зависимости от базы их сотрудников и деловых услуг (т. Е. Если у многих из ваших сотрудников есть дети, вам может потребоваться предложить их все, чтобы отразить школьные каникулы) :

  • Мартин Лютер Кинг-младший, День
  • День президента
  • Страстная пятница (возможно, полдня)
  • день Колумба
  • День ветеранов
  • День после благодарения
  • Сочельник (возможно полдня)
  • Новый год (возможно, полдня)

Если у вас есть ресторан, фитнес-студия или магазин розничной торговли, вы можете остаться открытыми в праздничные дни, чтобы получить больше покровителей. Что делать тогда? Вероятно, будьте закрыты по крайней мере в шесть национальных праздников, упомянутых выше, чтобы дать вашим сотрудникам перерыв

Другим вариантом для предприятий с праздниками в качестве потенциального времени поступления денежных средств было бы спросить сотрудников, хочет ли кто-нибудь добровольно работать в эти праздники. Возможно, вы можете стимулировать это сверхурочной оплатой (оплата в 1,5 раза) или денежным бонусом.

Оставить утрату

Отпуск или уход из-за тяжелой утраты, который вы бы дали работнику, когда кто-то из его близких скончался, проще говоря, классная вещь. Период.

У большинства из нас был неудачный опыт потери кого-то, и, как работодатель, предоставление права на тяжелую утрату является правильным решением. Большинство работодателей предоставляют 3-5 дней оплачиваемого отпуска по случаю тяжелой утраты, иногда с оговоркой, позволяющей дополнительно + 1-2 дня, если требуется поездка.

Поскольку это 2016 год, слово «семья» имеет много значений, некоторые из них являются кровными родственниками, а некоторые нет. Некоторые работодатели считают необходимым перечислить родственников / близких людей, для которых работник может использовать отпуск по случаю тяжелой утраты. Другие оставляют политику более расплывчатой ​​и используют свое лучшее суждение. Мы дадим вам несколько вариантов в нашем шаблоне политики бесплатного PTO.

Итак, что вы делаете, когда решили дать своим сотрудникам ВОМ? Вы разрабатываете политику, конечно.

Вот контрольный список вопросов, которые вы должны задать себе, прежде чем делать свою политику PTO:

  • Сколько дней оплачиваемого отпуска по болезни вы собираетесь предоставить, и должны ли вы предоставлять его по закону?
    • Посмотрите нашу таблицу, чтобы узнать, должны ли вы предоставлять отпуск по болезни по закону.
  • Сколько дней оплачиваемого отпуска вы собираетесь предоставить?
  • Будете ли вы также предоставлять личные праздники? Если так, сколько?
  • Какие национальные праздники вы хотите включить?
    • Будут ли они оплачиваемыми выходными или офис просто будет закрыт?
  • Будет ли у вас также пункт об оплачиваемом уходе в связи с утратой? Если да, на сколько дней и хотите ли вы указать отношения, которые соответствуют критериям (например, кровные родственники, ближайшие родственники и т. Д.)?
  • Будет ли ПТО начисляться или предоставляться по фиксированной ставке?
  • Будет ли ВОМ использовать это или потерять, или неиспользованный отпуск будет переноситься из года в год?
  • Будет ли предложен ВОМ всем новым сотрудникам? Если нет, то как долго работникам придется работать, прежде чем их предложат?

Давайте внимательнее посмотрим на последние три пункта в контрольном списке.

Начисление против единой ставки

Как ваши сотрудники приобретут свои ВОМ? Большинство работодателей используют либо:

  1. Метод начисления - Чем больше сотрудников PTO увеличивается, тем больше часов / дней они работают на вас, обычно в размере примерно 8-12 часов PTO, заработанных за каждые 120 часов или 4 недели работы; или же
  2. Фиксированная ставка - Сотрудникам предоставляется определенное количество ВОМ в год, например, 2 недели или 10 дней, и если кто-то начинает половину года, эта сумма пропорционально пропорциональна.

Когда вы рассматриваете метод начисления по сравнению с политикой единой ставки, вам необходимо учитывать:

  • Как вы отслеживаете PTO? Есть ли у вас поставщик услуг по выплате заработной платы, такой как Gusto, который может помочь вам отслеживать вещи или где вы можете автоматически установить начисление по дате начала? Наличие системы отслеживания предотвращает слишком сложное управление методом начисления.
  • Сколько времени вы хотите потратить, отвечая на вопросы по ВОМ? Будет ли начисление смущать ваших сотрудников?

Мы рассмотрели, как они могут выглядеть в форме политики ранее в этой статье, когда предоставили шаблон.

Время ожидания новых сотрудников

Некоторые работодатели требуют, чтобы испытательный срок был закончен, например, 30, 60 или 90 дней, прежде чем сотрудник сможет принять ВОМ. Есть некоторые законы штата, которые требуют, чтобы отпуск по болезни был доступен до этого, но нет законов, которые вообще требуют отпуск, поэтому, если вы решите иметь период ожидания для отпуска, тяжелой утраты или личного отпуска, это на вашем свое усмотрение.

Ролловер против использования или потери

Помимо начисления по сравнению с фиксированной ставкой и периодом ожидания, вам также необходимо учитывать период времени политики PTO. Компании обычно имеют:

  1. Политика пролонгации - определенное количество неиспользованного ВОМ может «переместиться» на следующий год и, по сути, будет накоплено
  2. Используй или потеряй политику - сотрудники должны использовать все свое время отбора мощности к определенной дате или утратить его

Когда вы рассматриваете принцип ролловера и политики использования или потери, вам необходимо учитывать:

  • У вас есть система слежения за ВОМ? Вы могли бы хотеть один, если вы собираетесь делать опрокидывание, чтобы точно отслеживать все.
  • Насколько комфортно вам, когда ваши сотрудники «экономят» свободное время? Если сотрудник вдруг попросит взять 1 месяц или более сэкономленного времени, сможет ли ваш бизнес справиться с этим?
  • С другой стороны, если вы пользуетесь им или теряете его, насколько комфортно, когда в конце года у вас много сотрудников, которые берут отпуск, чтобы тратить свое время? Как вы справитесь с этим, и сможет ли ваш бизнес справиться с этим?

Введение / Руководство по политике

Компания ABC стремится поддерживать своих сотрудников как можно больше. Исследования показали, что свободное от работы место важно для общего производства работника, а также для психического и физического здоровья. Таким образом, мы создали следующую политику оплачиваемого времени (PTO), которая вступает в силу (указать дату).

Чтобы иметь право на получение PTO, сотрудник должен работать и иметь хорошую репутацию в компании ABC в течение (30/60/90 дней) с даты начала работы. Отпуск по болезни, в соответствии с нашим (укажите штат / город), имеет право (укажите дату соответствия закону).

Все запросы PTO должны быть отправлены через (вставить систему отслеживания или требуемый формат) как минимум за (вставить временные рамки) заранее для утверждения и, соответственно, для охвата бизнес-операций. Компания ABC оставляет за собой право отказать во всех запросах на ВОМ, но сделает все возможное, чтобы удовлетворить их при получении предварительных запросов.

Конечно, в последнюю минуту возникают такие ситуации, как отпуск по болезни, и эти запросы должны быть сделаны (вставьте систему отслеживания, например, через мобильное приложение или в желаемом формате) не позднее (вставьте время) в день происшествия.

Отпуск по болезни

Компания ABC, в соответствии с законом (укажите штат), предоставит (укажите количество времени) отпуск по болезни. Ваш отпуск по болезни будет изменен на 1 января или на дату начала работы.

Отпуск по болезни определяется как состояние, когда вы больны и не можете прийти на работу. Отпуск по болезни, превышающий 48 часов, может подлежать обязательному обращению врача. Персонал должен звонить в каждый день отпуска по болезни (укажите время сверху).

(Необязательно) Отпуск по болезни также может использоваться, когда работнику необходимо ухаживать за больным членом семьи, например за больным ребенком. Как и выше, отпуск по болезни для иждивенца, превышающий 48 часов, может подлежать обязательному обращению врача.

Отпуск

Компания ABC предоставит следующую сумму оплачиваемого отпуска:

От 0 до 3 лет = 10 дней или 80 часовСрок пребывания от 3 до 5 лет = 15 дней или 120 часов5 лет + срок владения = 20 дней или 160 часов

(если иное не согласовано в вашем трудовом договоре, который заменяет эту политику).

Отпускной отпуск определяется как традиционный оплачиваемый отпуск, когда вы можете использовать его для семейного отдыха, свадьбы за городом, воссоединения семьи и т. Д. Он должен быть запрошен (укажите сроки сверху) и должен быть утвержден (укажите лицо / утверждение системы), чтобы быть действительным.

Если человек тяжело заболел и отпуск по болезни исчерпан, можно использовать отпуск.

Отпуск по отпуску (начисляется по курсу XXX с даты начала работы / предоставляется после 30/60/90 дней работы и пропорционально устанавливается 1 января). Мы находимся (система «ролловер» или «использовать / потерять»), что означает (вставить политику).

Личные праздники

Компания ABC также предоставит (укажите номер, обычно 2-5) личные праздники, которые предназначены для личных нужд, которые могут включать религиозные праздники, дни рождения, семейные нужды и многое другое. Если вы или член вашей семьи заболели, этот отпуск может быть использован после того, как отпуск по болезни и отпуск были исчерпаны. Личные праздники могут быть запрошены заранее, например, во время отпуска, или могут быть запрошены в последнюю минуту, например, как отпуск по болезни, и являются дополнительным отпуском.

Оплачиваемый отпуск

Компания ABC предоставит следующие оплачиваемые отпуска; Если праздничный день выпадает на выходные, предшествующая пятница или следующий понедельник будут приняты вместо и будут объявлены как минимум за 4 недели.

  • День нового года
  • день памяти
  • 4 июля
  • День Труда
  • День Благодарения
  • Рождество
  • (Добавьте дни из этого раздела, если считаете нужным)

Оставить утрату

Компания ABC хотела бы оказать поддержку своим сотрудникам в случае трагедии. Будет предоставлен отпуск по случаю тяжелой утраты в количестве XXX дней, с дополнительным днем, если требуется выезд за пределы штата.

Компания ABC оставляет за собой право потребовать доказательства необходимости утраты в связи с утратой в каждом конкретном случае.

Необязательное условие: отпуск по случаю тяжелой утраты действителен для следующих отношений (а затем перечислить, что будет соответствовать).

Мы рекомендуем вам убедиться, что ваш адвокат проверяет вашу политику, прежде чем распространять ее среди сотрудников, если вы находитесь в одном из штатов или городов, где требуется отпуск по болезни. В противном случае, вы, вероятно, хорошо согласитесь с тем, что написали, поскольку федеральных законов в отношении оплачиваемого отпуска нет.

Как только ваша политика будет завершена, убедитесь, что все сотрудники получили копию и поняли ее (например, проведите встречу в масштабах компании или видеозвонок). Будьте готовы объяснить, как они запрашивают выходной, и составьте индивидуальный баланс, показывающий каждому сотруднику, что он в данный момент имеет в своем банке ПТО. Это поможет вам избавиться от головной боли и сделать вещи кристально чистыми для них.

Чтобы быть более тщательным, рекомендуется, чтобы каждый сотрудник подписывал и датировал копию политики и документировал ее в своих личных делах (электронные или бумажные файлы в порядке). Вы также можете попросить их подписать и датировать свой индивидуальный баланс PTO, если хотите.

Если у вас есть справочник сотрудника, туда также следует добавить политику PTO, а затем распространить ее среди всех сотрудников с обновленной версией.

Лучшие практики в политике и администрировании ВОМ

Передовой опыт использования политики PTO и ее администрирования:

  1. Поместите это в письменной форме - Разработайте четкую письменную политику, согласно которой сотрудникам выдаются две копии: одна для них, а другая для вас, с подписью и датой. Вы также можете сделать это в электронном виде.
  2. Быть конкретными - Создайте политику и четко определите, кто имеет право и на что и когда. Если все ваши сотрудники не уверены в политике, перепишите ее, чтобы она была более конкретной. Проверьте наш шаблон выше.
  3. Есть процесс - Работники всех уровней должны следовать той же процедуре для запроса PTO, будь то вызов больного или запрос на выходной для круиза на Багамах. Привлекайте людей к ответственности, независимо от их ранга. Убедитесь в том, что когда сотрудник принят на работу, вы сообщаете ему политику PTO в письменной форме в трудовом договоре или в руководстве для сотрудника.
  4. Используйте систему отслеживания - Как упомянуто выше, платформа HRIS для малого бизнеса, такая как Zoho People, может помочь вам отслеживать PTO и обеспечивать баланс отпусков и больничных для ваших сотрудников, что делает управление заработной платой и свободное время меньше головной болью.

Посетите Зохо Люди

Каковы преимущества наличия ВОМ? Разве это не будет стоить мне целое состояние?

Оплачиваемый отпуск - отличный способ вознаградить ваших сотрудников за усердную работу. 2 недели или 10 дней ПТО составляют 3,8% годовой заработной платы. Если вы не предоставляете бонусы или другие стимулы для повышения производительности, PTO может обеспечить отличное повышение морального духа.

Есть ли какие-либо недостатки в использовании политики отбора мощности?

Как и в случае с любой кадровой политикой, те немногие сотрудники, которые злоупотребляют политикой, могут разрушить ее для многих. Чтобы предотвратить злоупотребление ВОМ, следите за тем, чтобы документация и запросы на ВОМ выполнялись каждый раз - нет «Я сделаю это позже», нет «Я зарегистрирую это, когда у меня будет время». Именно так люди катаются и получают дополнительный ВОМ, что может привести к разочарованию владельца бизнеса. Соблюдайте правила и процедуры, и все будет хорошо!

Смотреть видео: Calling All Cars: The Corpse Without a Face Bull in the China Shop Young Dillinger (July 2019).